アルバイトタイムス、採用管理システムの顧客管理や申請業務の負担軽減のためにSalesforceベースのシステムを導入。複雑な業務フローを3分で完結へ

お客様概要

急成長する採用管理システムの顧客データ管理に苦慮

　株式会社アルバイトタイムスは、1973年に静岡県静岡市で設立された求人情報サービス企業です。無料求人情報誌の「DOMO（ドーモ）」や求人サイトの「DOMO NET（ドーモネット）」、「JOB（ジョブ）」などのサービスを展開しています。特に静岡や愛知で強いプレゼンスを持つ地域密着型の企業として知られ、東京証券取引所スタンダード市場に上場しています。

　同社が近年注力しているのは、採用管理システム「ワガシャ de DOMO」です。このシステムは、求人サイトに求人を一括して掲載できるもので、業界トップクラスの求人サイトと連携しています。国内最大規模の求人サイト「Indeed」をはじめ、7つの主要な求人サイトにまとめて求人記事を掲載することが可能です。従来の採用支援ツールと比較して、非常に多くの求職者にアプローチできる点を特徴としています。

　「ワガシャ de DOMO」のビジネスは、より多くの顧客を獲得し、継続利用を促すことが重要となります。そのために複数のプランを提供し、時期ごとに展開するキャンペーンなどを実施しています。しかし、数多い顧客と案件を整理することが困難になっていました。

　「お客様がどのプランを利用しているか、どのオプションを使っているか、さらにそれによって今月の請求や売上がどのくらいになるかをまとめて管理するシステムが必要だったんです。しかし、これらの情報を複数の担当者がExcelで管理していたため、管理が非常に手間のかかる状況でした」と語るのは、メディアソリューション本部 カスタマーサクセス部 BPR課の田中氏です。カスタマーサクセス部は、顧客満足度を高めて継続利用を促すための業務効率化を担うチームです。

　管理が複雑になったのには、商品のプランやオプションの追加があります。「ワガシャ de DOMO」を開始した2017年の時点では、1ヶ月間求人記事50本を使い放題にできる「バリュープラン」が中心でした。その後、最大記事8本までになるものの価格を抑えた「ライトプラン」が導入され、顧客数が大幅に増加しました。バリュープラン以上は1年契約の自動更新ですが、ライトプランは3ヶ月や6ヶ月などの期間を選べる契約形態となっています。さらに、オプションの利用状況や契約期間中にフレキシブルに使用時期を設定できるといった情報の管理も必要になり、こうした点で管理が煩雑化していったのです。

Salesforce活用による顧客台帳管理とWeb申請システムの構築

　Excelでの顧客や案件管理に限界を感じたアルバイトタイムスでは、2021年ごろにシステム開発をシステムベンダーに依頼することを決めました。今後の発展性を考慮しSaaSモデルであるSalesforceも候補に挙がっていました。それに伴い、「ワガシャ de DOMO」の顧客台帳管理の仕組みもSalesforceで構築できる会社を探し、ベンジャミンに依頼することにしました。選定の理由について田中氏は「3〜4社から提案を受けましたが、ベンジャミンとやり取りをする中で、こちらの意図を理解し、実現に向けて具体的なイメージを持って動いてくれると感じました」と振り返ります。

　こうして2021年末から、Salesforce上で「ワガシャ de DOMO」の顧客台帳管理システムのプロジェクトが始まりました。ベンジャミンは、元々Excelで管理していた台帳の内容を分析し、Salesforce上で動作するアプリケーションの開発に着手しました。

　その後、顧客台帳管理のシステムは約3ヶ月で完成しましたが、田中氏はさらに各種申請業務の改善についてもベンジャミンに相談しました。それまで社内での見積書や申込書の作成は、営業担当が事務作業の担当者にメールや電話、口頭で依頼しており、その結果、間違いや漏れが発生していたのです。これらの業務をSalesforce上で一元管理したいと考えたのです。「商品や申請プロセスについてベンジャミンに説明し、Web申請のプロトタイプを作っていただいた後、現場のメンバーが動作確認をしながらシステムを構築していきました。完成までにはおよそ1年ほどかかりましたが、現在の利用率を見ると、約95％となっており、ほぼ全員がこのシステムを活用しています」（田中氏）。

業務効率化と統一された運用による生産性向上の実現

　「ワガシャ de DOMO」のWeb申請は、関係者の働き方に大きな影響を与えています。以前のやり方では、見積書や申込書の作成時に、営業部門から事務作業を担当する人間に依頼が来ても、必要な情報が不足していることが多く、再確認や手戻りが頻繁に発生していました。田中氏は「コンセプトを『申請業務を3分で完結させる』として進めました。基本的な申請であれば、非常に短時間で処理できる環境が整いました。結果として、作業時間の短縮や業務スピードの向上には十分貢献していると感じています」と効果を語りました。

　なお、見積書や申請書などの書類作成は、やり取りの煩雑さに加え、属人的な対応も問題となっていました。拠点ごとに最適化された独自の運用が行われていたため、やり方が異なるものもありました。しかし、Salesforce上のWeb申請によって統一した運用できるようになり、効率化が実現しています。

　田中氏は「以前は複数商材を組み合わせたキャンペーンで、営業スタッフが正確な見積や申込書を作成するのに苦労していました。今は申請システムで簡単に選択できるようになり、営業が詳細を完全に把握していなくても対応できるようになりました。また、このような業務効率化については経営層も理解を示していると思います」と話します。

　ベンジャミンの提案や技術力、サポートについて田中氏に尋ねると、「真摯に対応していただけているという印象が非常に大きいです」と語ります。システム開発においては、細部にわたって気を配る必要がありますが、ベンジャミンは同社の業務内容やフローを深く理解し、要望に沿ったシステムを作り上げました。田中氏は、「開発過程でも丁寧に確認をしながら進めていただいたので、不具合も少なく、安定したシステムを作っていただけているという印象を持っています」と高く評価しています。

　アルバイトタイムスでは、Salesforceを使った基幹システムの移行完了した後、今回作成した「ワガシャ de DOMO」の台帳管理やWeb申請の仕組みを連動させる計画です。最後に田中氏は「Web申請については、商品やオプション、キャンペーンのデータをメンテナンスできるようにし、最終的にはお客様にもオンラインで申し込み内容を確認していただけるような、より高度な仕組みにしていく構想があります。ベンジャミンは、担当者だけでなく、開発者の方々も含め、私たちの事情をしっかり理解してくださっているので、ぜひ今後も依頼したいと考えています」と語りました。

企業概要

会社名：株式会社アルバイトタイムス

所在地：東京都中央区京橋2-6-13 京橋ヨツギビル5F

事業内容：求人情報サービスの提供

従業員数：193名（連結：正社員のみ）

株式会社アルバイトタイムスは、求人広告事業を中心に、多様な雇用形態に対応した採用支援サービスを提供する企業である。無料求人情報誌「DOMO」を展開し、アルバイトやパート、派遣、正社員など幅広い求人情報を扱っている。また、採用管理システム「ワガシャ de DOMO」の提供や人材採用コンサルティングを通じて、企業の採用活動を幅広くサポート。グループの経営理念「対話と奉仕」に基づき、顧客や社員、社会に対して新しい働き方やライフスタイルを提案し、地域社会の発展に貢献することを目指している。

主な効果

• 情報不足による再確認や手戻りの減少により業務スピードが向上
• 見積や利用申込などの申請業務の処理時間が大幅に短縮
• 拠点ごとの独自運用から脱却し、統一された運用を実現
• 複数商材を組み合わせたキャンペーンの見積や申込書作成が容易にブルな設計
• 経営層の業務効率化への理解と支持